3. Hướng dẫn thiết lập ban đầu cho cửa hàng mới khởi chạy

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP BAN ĐẦU CHO CỬA HÀNG MỚI VẬN

I. Mục tiêu :
Tài liệu cung cấp danh sách kiểm tra (checklist) và trình tự thiết lập dữ liệu nền (Master Data) bắt buộc dành cho Quản trị viên chi nhánh/Chủ phòng khám sau khi tài khoản vừa được khởi tạo trên hệ thống. Hoàn tất các thiết lập này, hệ thống mới đủ điều kiện để tiếp đón bệnh nhân, thực hiện khám chữa và xuất hóa đơn.

II. Trình tự thiết lập bắt buộc

Bước 1: Kích hoạt Danh sách phòng khám / Mẫu khám bệnh

• Mục đích: Kích hoạt phòng khám(Phòng tổng quát, Niềng răng, Chỉ định...) có sẵn trên hệ thống để hiển thị danh sách đích đến khi luân chuyển bệnh nhân.
• Đường dẫn: Cài đặt (hoặc Cài đặt nâng cao) > Thông tin cửa hàng > Kéo xuống phần Cài Đặt Mẫu Khám Bệnh.
• Thao tác: 
  1. Hệ thống đã khởi tạo sẵn danh sách các phòng/mẫu khám mặc định.
  2. Bấm vào biểu tượng Sửa (Cây bút chì).
  3. Tại cột "Sử dụng", đánh dấu tích (check) vào các ô vuông của những phòng ban mà chi nhánh sẽ đưa vào hoạt động.
  4. Bấm Lưu để hoàn tất cấu hình.

(Lưu ý: Bắt buộc phải tích chọn sử dụng phòng thì Lễ tân chỉ có thể chuyển bệnh nhân đến các phòng đã kích hoạt trong danh sách thả xuống).

Bước 2: Cài đặt Dịch vụ & Chỉ định chuyên môn

• Mục đích: Chuẩn hóa bảng giá và danh mục thủ thuật lâm sàng để bác sĩ chỉ định dịch vụ và thu ngân thực hiện thu phí.
• Đường dẫn: Cài đặt > Thiết lập phòng khám > Dịch vụ (hoặc Chỉ định).

• Thao tác:

1. Vào mục Chỉ định, tạo các danh mục thực hiện chuyên môn (VD: Chụp X-Quang, Lấy dấu hàm...).
2. Vào mục Dịch vụ, tạo các hạng mục thu phí (VD: Trám răng, Nhổ răng...).
3. Sau khi điền xong các thông tin thì bấm Lưu
   
   

Bước 3: Cài đặt Phiếu in và Nhận diện thương hiệu

• Mục đích: Đảm bảo các chứng từ xuất ra từ phần mềm (Hóa đơn, Toa thuốc, Bệnh án) mang đúng thông tin và Logo của phòng khám.
• Đường dẫn: Cài đặt > Cài đặt nâng cao > Phiếu in.
• Thao tác:

1. Mở màn hình Phiếu in và bấm Sửa.
2. Upload file Logo chuẩn của phòng khám.
3. Điền đầy đủ thông tin: Tên cơ sở, Địa chỉ, Số điện thoại (có thể thêm nhiều số), Email, Website.
4. Cấu hình thông tin chân trang (ví dụ: "Cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụ!") và ấn Lưu.

III. Quy tắc kiểm tra trước khi vận hành (Go-live Checklist)

 Sau khi hoàn tất 3 bước trên, Quản trị viên cần:

1. Tạo thử 1 bệnh nhân nháp ở Lễ tân và thao tác chuyển phòng xem danh sách phòng đã hiện đủ chưa.
2. Vào phòng khám, thử gõ tên Dịch vụ/Chỉ định xem hệ thống đã gợi ý đúng bảng giá chưa.
3. Ra tab Thu phí, in thử một hóa đơn để kiểm tra hiện thị thông tin và kiểm tra Logo và số điện thoại trên giấy in có bị lệch form không.