5. SOP Quản lý ghế

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG: QUẢN LÝ GHẾ

Hỗ trợ mô hình hóa trực quan không gian điều trị của phòng khám. Ở đây, ban quản lý và tiếp tân có thể theo dõi chính xác thời gian thực từng ghế khám rảnh bận ra sao, năng suất làm việc của từng bác sĩ/nhân viên, và đo lường được tổng thời gian sử dụng ghế cụ thể của mỗi bệnh nhân. Nhờ dữ liệu này, phòng khám có thể luân chuyển ca khám một cách mượt mà và chuyên nghiệp nhất.

1. Tổng quan & Xem danh sách ghế

Mục đích: Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về tình trạng hoạt động và công suất của toàn bộ các ghế khám tại cùng một thời điểm

• Bước 1: Từ thanh menu bên trái, mục Quản lý khác, chọn Quản lý ghế. Màn hình sẽ hiển thị thiết kế thẻ đại diện trực quan cho mỗi ghế.

• Bước 2: Trên mỗi thẻ ghế, hệ thống sẽ báo cáo chi tiết các dữ liệu bao gồm:

• Tên ghế (Ví dụ: Ghế siêu âm 1, Ghế tổng quát).
• Người thực hiện: Bác sĩ hoặc Kỹ thuật viên đang được phân công phụ trách công việc tại ghế.
• Trạng thái: Thể hiện việc ghế đang rảnh rỗi (Có thể sử dụng) hay đang trong các tiến trình y khoa khác (Đang đợi chỉ định, Đợi thực hiện, Đợi kiểm tra, Đang tiến hành...).

• Bước 3: Đặc biệt chú ý với các ghế đang bận phục vụ khách, thông tin thẻ sẽ mở rộng công khai phần Tên bệnh nhân và một Đồng hồ bấm giờ tự động đếm tổng thời gian bệnh nhân đã nằm trên ghế. Dữ liệu này giúp tiếp tân dễ dàng dự báo thời gian xếp hàng để thông báo và xoa dịu bệnh nhân phía sau.
• Bước 4: Ở dải viền bên dưới thẻ, bạn sẽ thấy danh sách thu gọn của các bệnh án đang xếp hàng đợi vào lên ghế, kèm theo từng màu sắc phân biệt trạng thái cực kỳ nổi bật.

2. Tìm kiếm & Lọc danh sách ghế

Mục đích: Áp dụng hiệu quả cho những phòng khám có quy mô lớn, tính năng cài đặt bộ lọc giúp nhanh chóng hiển thị khu trú danh sách ghế thuộc từng khu vực phòng ban cụ thể để dễ quản lý

• Bước 1: Tại thanh công cụ ở giao diện phía trên, tìm ô Hiển thị ghế theo và chọn tiêu chí ưu tiên lọc là Phòng.        
• Bước 2: Hệ thống lập tức gọi ra một danh sách tùy chọn phụ chứa tên các phòng. Nhấn chọn một tên phòng cụ thể (Ví dụ: Phòng Niềng răng).

• Bước 3: Ngay khi thiết lập lệnh thành công, danh sách sẽ tự động ẩn toàn bộ các ghế của nha khoa, chỉ giữ lại và hiển thị duy nhất danh sách ghế đang được bố trí tại đúng căn phòng đã chọn.

• Bước 4: Để xóa bỏ bộ điều kiện lọc và quay lại tổng hợp dữ liệu toàn viện, bạn chọn vào biểu tượng X màu xám tại nhãn tag quy định đang được thả ghim ở bên dưới tính năng tìm kiếm.

3. Thêm mới ghế & Phân bổ nhân sự

Mục đích: Thiết lập bổ sung một ghế khám mới lên hệ thống phần mềm đi đôi với việc phân công nhân sự phụ trách chính tại hạng mục ghế đó.

• Bước 1: Nhấp vào công cụ Thêm ghế ngay góc phải phía trên của bảng danh sách.

• Bước 2: Ở cửa sổ Popup mới hiện ra, bạn điền vào ô định danh Tên ghế (bắt buộc nhập).

• Bước 3: Tại ô thông tin Nhân viên, nhấn vào mũi tên thả xuống để lựa chọn cán bộ phụ trách. (Lưu ý về quy tắc hệ thống: Một nhân viên chỉ cho phép được đứng chuyên về duy nhất 1 ghế trong cùng một thời điểm. Nếu bạn thiết lập trùng người đã có trách nhiệm tại ghế khác, hệ thống sẽ báo lỗi chữ đỏ từ chối yêu cầu sao lưu).
• Bước 4: Nhấn nút Lưu. Ghế khám thiết lập đầy đủ sẽ hiển thị nhay trên hệ thống với trạng thái ban đầu "Có thể sử dụng".

4. Cập nhật thông tin ghế

Mục đích: Cần đến khi có nhu cầu chỉ định điều chỉnh tên gọi hiển thị cho ghế, hay có sự điều chuyển bàn giao nhân sự khác thay thế trực tại vị trí đó.

• Bước 1: Tại thẻ của vị trí ghế có nhu cầu chỉnh sửa thông tin, bạn đơn giản chỉ việc đặt click đúp chuột (nhấn 2 lần) vào giữa trung tâm thẻ ghế.
• Bước 2: Trong giao diện thông tin được bật lên, người thiết lập nhập tên mới ở ô Tên ghế hoặc nhấn mở lại thanh cuộn Nhân viên để chuyển người điều phối khác theo dõi chiếc ghế đó.

• Bước 3: Kích hoạt chức năng lưu ở mục Lưu. Dữ liệu thiết lập cũ sẽ bị ghi đè thành công ngay lập tức.

5. Phân bổ hồ sơ lên ghế & Cập nhật trạng thái

Mục đích: Đo lường đánh giá tiến trình làm việc lâm sàng thực tế của bác sĩ. Do đặc thù chức năng, hệ thống hỗ trợ 2 cách gán bệnh nhân và 2 cách điều chuyển ghế để đáp ứng mọi tình huống.

5.1. Gắn bệnh nhân lên ghế (Có 2 cách thao tác):

• Cách 1 (Từ màn hình danh sách Chờ khám/Đợi thực hiện): Bác sĩ hoặc Lễ tân bấm vào nút Vào ghế ngay bên tay phải hàng tên bệnh nhân. Hệ thống sẽ tự động gán bệnh nhân đó vào chiếc ghế mà bác sĩ đang trực tiếp quản lý, đánh dấu trạng thái ban đầu là "Đợi thực hiện".
• Cách 2 (Từ bên trong Chi tiết Hồ sơ bệnh án): Khi mở thẻ bệnh án của một khách hàng, ở mục Thông tin bệnh nhân, người dùng tìm trường "Số ghế..." và bấm nút Vào ghế cạnh bên. Hệ thống sẽ hiển thị sơ đồ ghế của phòng. Click chọn một cái ghế cụ thể trên sơ đồ, xác nhận, và trạng thái hệ thống báo "Đang đợi chỉ định".

5.2. Chuyển đổi trạng thái khám lâm sàng:

• Bác sĩ đang đứng ở màn hình Khám bệnh (Ví dụ: Phòng Niềng răng), bấm chuyển sang tab Quản lý ghế của phòng.
• Tại báo cáo DANH SÁCH BỆNH NHÂN CHỜ, bấm vào biểu tượng dấu ba chấm [...] dọc theo tên người bệnh.
• Hệ thống hiển thị menu giúp khai báo tiến độ: ĐỢI THỰC HIỆN, ĐỢI CHỈ ĐỊNH, TIẾN HÀNH (khi bác sĩ thực sự lấy dụng cụ thao tác), ĐỢI KIỂM TRA (phụ tá đã chuẩn bị xong, đợi soi lại).

5.3. Rút trả ghế (Có 2 cách thao tác):

• Cách 1 (Khi Bác sĩ kết thúc thủ thuật): Ngay tại list menu dấu [...] trên (của màn hình danh sách Quản lý ghế), bác sĩ bấm chọn HOÀN THÀNH hoặc RỜI GHẾ. Bệnh nhân được xuất khỏi ghế, đồng hồ đo thời gian ngừng đếm, ghế trả trạng thái chuẩn "Có thể sử dụng". (Hoặc bác sĩ cũng có quyền chọn lệnh CHO VỀ).

• Cách 2 (Dành cho Lễ tân gỡ kẹt khẩn cấp): Khi bác sĩ bận chưa kịp thả ghế, điều phối viên chạy ra phân hệ quản lý chung là Quản lý khác -> Quản lý ghế. Click mở Thẻ ghế đang đỏ lên. Kéo xuống phần Danh sách bệnh nhân trong đó, bấm nút dấu [...] -> click Rời ghế. Ghế ngay lập tức xóa toàn bộ bệnh nhân ra khỏi ghế!

6.  Xoá bỏ quản lý ghế

Mục đích: Cắt bỏ vĩnh viễn chiếc ghế khỏi sơ đồ bố trí của phần mềm (ví dụ khi ghế hỏng hóc hoặc phòng khám bán thanh lý). Hướng dẫn:

• Bước 1: Ở giao diện bảng quản lý cụm danh mục ghế của phòng khám, click chuột vào trung tâm hệ thống thẻ ghế muốn xóa. Hệ thống trượt chuyển sang trang "Cập nhật ghế".

• Bước 2: Nhấn bấm phím chức năng tên Xóa (nằm tại góc trái dưới cùng của màn hình).
• Bước 3: Hệ thống bật dòng thông báo yêu cầu xác nhận quyết định xóa. Bạn chỉ cần nhấn chốt thao tác để chấm dứt sinh mệnh chiếc ghế. (Lưu ý cơ chế an toàn: Phần mềm ngầm định chỉ làm sáng đèn nút Xóa đối với các thẻ ghế đang báo trống "Có thể sử dụng". Nếu chiếc ghế ấy vẫn đang ôm dữ liệu của người chưa Rời ghế, công cụ sẽ chặn lệnh và cảnh báo nhắc rút hồ sơ. Bắt buộc phải áp dụng bước làm sạch trả ghế về vị trí trống ở mục 7.5 mới có thể vứt bỏ cấu hình ghế).