3. SOP Lịch hẹn

HƯỚNG DẪN TÍNH NĂNG: QUẢN LÝ LỊCH HẸN (APPOINTMENT SCHEDULE)

Module "Lịch Hẹn" là tính năng quan trọng nhất của hệ thống FastClinic, giúp bạn quản lý toàn bộ lịch trình khám bệnh của phòng khám, lên lịch tái khám định kỳ, lên kế hoạch khám cho bệnh nhân.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cho từng thao tác trên phần mềm.

1. Theo dõi và quản lý tổng quan lịch khám

Bước 1: Truy cập màn hình Từ dải Menu chính bên trái, bấm chọn chức năng [Lịch hẹn]. Màn hình "Danh sách lịch hẹn" sẽ lập tức hiện ra.

Bước 2: Thay đổi chế độ xem Phần mềm cung cấp 2 góc độ hiển thị linh hoạt:

• Chế độ Lịch cuốn (Calendar View): Mặc định hiển thị dạng bảng lưới chia theo các thứ trong tuần. Bạn có thể nhìn thấy các khung giờ và thẻ tên bệnh nhân treo trên giờ đó. Rất trực quan để biết hôm nay vắng hay đông.

• Chế độ Danh sách (List View): Để thay đổi, hãy tìm biểu tượng Lưới vuông (Grid icon) nằm ở góc bên phải của màn hình và bấm vào. Giao diện sẽ chuyển từ dạng Lịch sang dạng Bảng dọc liệt kê từ trên xuống dưới, thuận tiện cho việc đếm số lượng người.

2. Tìm kiếm và lọc lịch hẹn

Nhằm hỗ trợ điều phối hồ sơ và kiểm soát khách hàng nhanh chóng, hệ thống cung cấp thanh Tra cứu ở góc trên màn hình.Tìm kiếm nhanh: Dùng thanh tìm kiếm ở đầu trang để gõ Họ tên hoặc Số điện thoại. Danh sách sẽ tự động co lại chỉ hiện đúng lịch của khách đó.

2.1. Tra cứu nhanh (Search)

• Chức năng: Gõ trực tiếp Họ tên hoặc Số điện thoại vào ô tìm kiếm.
• Ứng dụng thực tế: Dung khi cần tra cứu cấp tốc thông tin lịch của một khách hàng cụ thể khi họ vừa gọi đến hotline, giúp xác nhận giờ khám lập tức.

2.2. Bộ lọc đa điều kiện (Filter)

Bạn chọn mục "Hiển thị lịch hẹn theo" để gom khung dữ liệu theo 3 nhóm điều kiện sau:

• Thời gian (Từ ngày - Đến ngày): Khoanh vùng lịch làm việc theo dải thời gian mong muốn (Ví dụ: Lọc lịch tuần tới). Qua đó Lễ tân nắm được mật độ khách để sắp xếp ghế khám và ca trực của bác sĩ.

• Trạng thái (Status): Lọc danh sách theo tình trạng xử lý như: Chưa đến, Đã đến, Không đến, Chờ khám... Ứng dụng: Dùng rà soát cuối ngày, lọc danh sách khách "Chưa đến" hoặc "Không đến" nhằm mục đích gọi điện chăm sóc, hỏi lý do và hỗ trợ khách dời lịch sang ngày khác để tránh rớt doanh thu.

• Loại lịch hẹn: Phân tách kết quả theo tính chất dịch vụ (Ví dụ: Khám mới hoặc Tái khám), hỗ trợ Bác sĩ dự trù trước thời gian cho mỗi ca điều trị.

Mẹo thao tác: Cho phép lọc chồng chéo nhiều điều kiện cùng lúc (Ví dụ: Lọc danh sách "Hôm nay" + trạng thái "Chưa đến"). Các bộ lọc đang chạy sẽ hiển thị thành các nút/thẻ màu cam nổi bật trên màn hình, bạn có thể bấm dấu X xóa từng điều kiện để quay về danh sách tổng.

3. Tạo mới lịch hẹn

Tính năng này được nhân viên phòng khám sử dụng để chủ động thiết lập trước lịch trình thăm khám cho khách hàng (có thể dùng khi khách hàng gọi hotline đặt chỗ, hoặc đặt ngay tại quầy sau khi khám xong).

Bước 1: Mở giao diện Thêm lịch: Tại góc trên của màn hình, chọn chức năng [Thêm lịch hẹn].

Bước 2: Khai báo thông tin lịch hẹn: Hệ thống sẽ hiển thị biểu mẫu "Thông tin bệnh nhân". Cần hoàn thiện:

• Họ tên bệnh nhân: Tính năng hỗ trợ "gợi ý thông minh" - nhân viên chỉ cần nhập tên hoặc SĐT, hệ thống sẽ tự quét tìm hồ sơ cũ. Nếu khách mới tinh, nhập trọn vẹn họ tên để tạo mới.

• Thông tin liên hệ cơ bản: Nhập thêm Số điện thoại, Địa chỉ, Ngày sinh, Giới tính nhằm định danh cho cơ sở chuẩn bị đón tiếp.

Bước 3: Thiết lập lệnh hẹn khám (Thông tin cuộc hẹn) Kéo xuống nửa dưới của bảng thông tin, hệ thống đã nạp sẵn các danh mục để Lễ tân chỉ việc "Bấm và Chọn":

• Thời gian & Giờ hẹn:

• Thời gian: Bấm vào ô lịch để chốt Ngày khách đến.
• Giờ hẹn: Bấm xổ xuống để chọn khung giờ chính xác (Ví dụ: 09:00, 14:30...). Giúp phân bố lượng khách hợp lý trong ngày.

• Loại lịch hẹn (Dịch vụ): Click vào ô này, phần mềm sẽ bung ra danh sách các dịch vụ/hoạt động. Bạn có thể chọn nhiều loại cùng lúc (Ví dụ: Khám ấn định, Tái khám chỉnh nha, Cắm Implant). Đây chính là bước ghi nhận "Dịch vụ quan tâm" để bác sĩ biết trước phải làm cường độ nào.
• Người thực hiện: Tính năng cho phép gán đích danh Bác sĩ hoặc Trợ lý sẽ phụ trách ca này. Gõ tên bác sĩ vào ô tìm kiếm và tích chọn. (Nếu khách đến lần đầu và chưa có bác sĩ quen, bạn có thể để trống để điều phối sau).
• Nội dung: Một ô văn bản tự do để mô tả về thông tin cuộc hẹn đó.

4. Tìm kiếm và lọc lịch hẹn

Tính năng rất quan trọng giúp Lễ tân thu hẹp danh sách và tra cứu siêu tốc các ca cần xử lý trong danh sách lịch lớn.

• Bước 1: Tra cứu nhanh định danh Xác định ô Tìm kiếm. Gõ trực tiếp Mã bệnh nhân, Tên, hoặc SĐT của khách hàng khi họ đang gọi trên hotline. Phần mềm sẽ lọc lấy duy nhất lệnh hẹn của người này ra màn hình.

• Bước 2: Lọc theo thời gian Vào mục lọc [Hiển thị lịch hẹn theo], chọn tham số Thời gian. Hệ thống xổ ra ô Từ ngày - Đến ngày để bạn khoanh vùng lịch tuần tới.

• Bước 3: Lọc phân loại trạng thái Tiếp tục dùng bộ lọc để bắt các lệnh theo Trạng thái (Chưa đến/Đã hủy) hoặc Loại lịch hẹn (Khám mới, Tái khám...). Giúp lễ tân lôi ra danh sách tất cả những ai "Chưa đến" để chủ động gọi nhắc.

5. Xem và chỉnh sửa chi tiết lịch hẹn

Tính năng này dùng để rà soát lại thông tin hoặc thực hiện "Dời lịch" nếu khách hàng thay đổi nhu cầu thời gian hoặc đổi bác sĩ trị liệu.

• Bước 1: Mở chi tiết lịch hẹn Tại danh sách Lịch khám, click trực tiếp vào một dòng lịch (hoặc thẻ lịch) của khách hàng cần rà soát.
• Bước 2: Kích hoạt chế độ Chỉnh sửa Nhìn lên góc trên thanh công cụ của bảng vừa mở, click chọn biểu tượng [Cây bút]. Các ô chữ bị khóa sẽ lập tức cho phép nhập liệu.

• Bước 3: Dời lịch & Cập nhật Tiến hành chọn lại Ngày, Giờ hẹn mới để dời lịch, thay đổi nhân sự (bác sĩ), hoặc bổ sung thêm thông tin.

• Bước 4: Lưu thay đổi Nhấn nút [Lưu] góc dưới để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động vẽ lại thông tin mới lên Lịch tổng.

6. Xem và chỉnh sửa chi tiết lịch hẹn

(Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng nếu phòng khám có cấu hình hệ thống Website/App đặt lịch hẹn tự động đổ dữ liệu về phần mềm).

• Bước 1: Mở danh sách chờ duyệt Nhìn lên góc phải thanh công cụ của màn hình Lịch hẹn, nút [Chờ xác nhận] sẽ hiển thị chấm đỏ báo số lượng nếu có lịch mới đặt qua mạng. Bấm vào nút này để mở bảng danh sách các vị khách đang đợi bạn gọi điện chốt lịch.

• Bước 2: Xử lý nhanh các lịch rác Tại cột Hành động ngoài cùng bên phải, nếu Lễ tân gọi điện mà khách không nghe máy hoặc khách báo đặt nhầm: Ấn nút [Hủy] để loại bỏ giữ liệu không hợp lệ, giữ lịch trình phòng khám luôn sạch sẽ.

• Bước 3: Xem chi tiết và Áp dụng hồ sơ liên quan Nếu đã gọi điện chốt lịch với khách thành công, bấm nút [Xem]. Màn hình sẽ chuyển sang giao diện chuyên sâu Chi tiết lịch hẹn. Tại đây, dựa trên số điện thoại khách đã nhập trên web, phần mềm sẽ tự rà soát và gợi ý một "Danh sách bệnh nhân liên quan" ở nửa dưới màn hình.

• Trường hợp là khách cũ: Ấn nút [Chọn] ở đúng tên người đó để phần mềm gộp (áp dụng) lệnh hẹn này thẳng vào Hồ sơ bệnh án đã có sẵn của khách.

• Trường hợp là khách mới tinh: Bỏ qua bảng liên quan và tự điền bổ sung thông tin hành chính.

• Bước 4: Phê duyệt lịch chính thức Rà soát lại toàn bộ Thời gian, Nội dung khám khách đăng ký và bấm nút [Xác nhận] ở dưới cùng. Lệnh chờ này sẽ chính thức được đưa vào lịch làm việc chính thức của Bác sĩ.

7. Nhắc nhở lịch hẹn

Tính năng này kết hợp hai hành động: Tự động gửi tin nhắn nhắc lịch qua Zalo cho khách hàng và đồng thời đếm số lần đã nhắc để nhân viên phòng khám kiểm soát.

• Bước 1: Mở danh sách khách hàng trong ngày Tại Lịch cuốn (Calendar), click vào một ngày cụ thể. Hệ thống sẽ bật lên bảng popup "Danh sách lịch hẹn" gom tất cả bệnh nhân của ngày hôm đó.
• Bước 2: Kích hoạt nhắc nhở Tìm khách hàng đang ở trạng thái Chưa đến. Tại cột Hành động ngoài cùng bên phải, ấn nút [Nhắc nhở].

• Bước 3: Xác nhận gửi nhắc Hệ thống hiển thị hộp thoại: "Xác nhận gửi lời nhắc lịch hẹn cho bệnh nhân [Tên khách]". Bấm [Đồng ý].

• Bước 4: Hệ thống tự động xử lý Ngay lập tức sau khi xác nhận, phần mềm thực hiện đồng thời 2 việc:

• Gửi tin nhắn Zalo ZNS: Hệ thống tự động đẩy một tin nhắn nhắc lịch qua Zalo đến số điện thoại khách hàng (nội dung theo mẫu ZNS đã được cài đặt sẵn trong mục Cài đặt Zalo).
• Cộng biến đếm: Trên nút [Nhắc nhở] sẽ xuất hiện Badge đỏ đếm số (1, 2, 3...) ghi nhận tổng số lần phòng khám đã nhắc vị khách này, giúp ca sau biết và không nhắc trùng.

(Lưu ý: Tính năng gửi Zalo tự động chỉ hoạt động khi phòng khám đã thiết lập kết nối Zalo OA tại mục Cài đặt > Cài đặt Zalo và bật chế độ gửi thông báo tự động).

8. Tiếp nhận bệnh nhân

Đây là thao tác gạch nối quan trọng nhất: Đóng lại vòng đời của thẻ Lịch Hẹn và đẩy khách hàng vào luồng khám bệnh thực tế (Sảnh Tiếp Tân).

Cách 1: Tiếp nhận từ Chi tiết lịch hẹn

• Bước 1: Khi khách hàng đến phòng khám, Lễ tân mở Chi tiết lịch hẹn của khách đó (bằng cách click vào tên/thẻ lịch trên màn hình).
• Bước 2: Trên thanh công cụ góc phải, bấm nút [Tiếp nhận].

• Bước 3: Hệ thống tự động chuyển trạng thái lịch sang "Đã đến" và đồng bộ thông tin bệnh nhân vào màn hình Tiếp Tân (Sảnh chờ khám). Bác sĩ phía trong phòng sẽ thấy khách xuất hiện trên danh sách chờ của mình.

Cách 2: Tiếp nhận nhanh từ Danh sách lịch hẹn trong ngày

• Bước 1: Tại Lịch cuốn (Calendar), click vào ngày hôm nay. Popup "Danh sách lịch hẹn" bật lên.
• Bước 2: Tìm tên khách vừa đến, bấm vào biểu tượng [⋯] (Dấu 3 chấm) ở cột Hành động ngoài cùng bên phải.
• Bước 3: Một menu xổ xuống hiện ra 2 lựa chọn:

• [Tiếp nhận]: Bấm nếu khách đã ngồi ở sảnh chờ. Lịch sẽ chuyển trạng thái "Đã đến" và liên kết sang hồ sơ bệnh án để bắt đầu quy trình khám.
• [Không đến]: Bấm nếu cuối ngày mà khách vẫn không xuất hiện. Hệ thống ghi nhận trạng thái "Không đến" phục vụ theo dõi và báo cáo tỷ lệ vắng mặt.

(Lưu ý: Sau khi bấm [Tiếp nhận], nếu khách là bệnh nhân cũ, hệ thống sẽ tự động liên kết với Hồ sơ bệnh án có sẵn. Nếu là khách mới, luồng sẽ chuyển sang bước Tạo hồ sơ bệnh án mới tại màn hình Tiếp Tân).

9. Hủy/ xóa lịch hẹn

Xử lý giải phóng slot bác sĩ khi khách hàng báo từ chối hoặc phòng khám chủ động dọn dẹp lịch không còn hiệu lực.

Trường hợp 1: Hủy lịch đặt từ kênh Online (Chưa duyệt)

• Bước 1: Bấm nút [Chờ xác nhận] trên thanh công cụ để mở danh sách lịch online đang chờ.
• Bước 2: Tìm tên khách cần hủy, bấm nút [Hủy] ở cột Hành động.

• Bước 3: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận: "Hủy lịch hẹn bệnh nhân [Tên khách]". Bấm [Đồng ý] để xóa lịch ra khỏi hàng chờ. Lịch này sẽ không bao giờ lọt vào sổ chính thức.

Trường hợp 2: Xóa lịch đã nằm trong sổ (Khách báo không tới)

• Bước 1: Click vào tên khách trên Lịch cuốn hoặc Danh sách để mở màn hình Chi tiết lịch hẹn.
• Bước 2: Kéo xuống cuối trang, bấm nút [Xóa] (Nút này chỉ hiển thị khi lịch đang ở trạng thái Chưa đến).

• Bước 3: Xác nhận xóa. Slot khám sẽ được làm trống hoàn toàn để nhận khách khác.

(Mẹo vận hành: Nếu phòng khám muốn theo dõi tỷ lệ khách "không đến" (No-show) để phân tích báo cáo cuối kỳ, thay vì bấm [Xóa], hãy sử dụng nút [Không đến] trên thanh công cụ Chi tiết lịch hẹn. Thao tác này vẫn đóng lịch nhưng giữ lại dấu vết trạng thái để xuất Excel thống kê sau).

8. Xuất danh sách lịch hẹn báo cáo

Chuyển hóa dữ liệu lịch hẹn trên phần mềm thành file Excel phục vụ đối soát vận hành, báo cáo cuối ngày hoặc gửi cho Quản lý.

• Bước 1: Chuyển sang chế độ Danh sách Tại màn hình Lịch hẹn, bấm biểu tượng [Lưới vuông - Grid] ở góc phải để chuyển từ Calendar sang dạng bảng danh sách (List View). (Lưu ý: Chức năng xuất Excel chỉ khả dụng ở chế độ danh sách).
• Bước 2: Chọn dữ liệu cần xuất Dùng chuột tích [✓] vào ô checkbox đầu dòng của từng khách hàng muốn trích xuất. Nếu muốn xuất toàn bộ, tích vào ô checkbox lớn nhất ở dòng tiêu đề để chọn tất cả.

• Bước 3: Thực hiện lệnh xuất Sau khi đã chọn ít nhất 1 dòng dữ liệu, biểu tượng [⋯] (Dấu 3 chấm) sẽ xuất hiện cạnh nút chuyển đổi góc nhìn. Bấm vào biểu tượng này, chọn lệnh [Xuất Excel].

• Bước 4: Xác nhận và nhận file Hệ thống hiển thị hộp thoại "Xác nhận xuất Excel". Bấm [Xác nhận]. Trình duyệt sẽ tự động tải file Excel về máy tính của bạn.

Nội dung file Excel bao gồm các cột:

(Mẹo: Kết hợp với bộ lọc trước khi xuất để thu hẹp phạm vi dữ liệu. Ví dụ: Lọc trạng thái "Không đến" rồi xuất Excel sẽ là danh sách khách bùng lịch, phục vụ bộ phận CSKH gọi lại chăm sóc).