2. SOP Hồ sơ bệnh án

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG: HỒ SƠ BỆNH ÁN (MEDICAL RECORD)

Module "Hồ Sơ Bệnh Án" là tính năng quan trọng nhất của hệ thống FastClinic, giúp bạn quản lý toàn bộ quá trình từ lúc khách hàng bước vào, thăm khám, chữa trị cho đến khi thanh toán và ra về.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cho từng thao tác trên phần mềm.

1. Sổ Bệnh Án và xem một bệnh án (Quản lý và tra cứu thông tin)

Sổ bệnh án là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu nha khoa của tất cả khách hàng.

• Bước 1: Trên thanh công cụ (Menu) nằm ở bên trái hoặc phía trên màn hình, bạn tìm và bấm chuột trái vào mục Hồ Sơ Bệnh Án.
• Bước 2: Một màn hình danh sách sẽ hiện ra. Tại đây, bạn sẽ thấy ô Tìm kiếm (Search). Bạn có thể gõ vào chữ cái tên khách hàng, hoặc số điện thoại để tìm nhanh hồ sơ của khách (Ví dụ mẫu: Gõ "0901234567" để tìm khách có số điện thoại tương ứng).
• Bước 3: Sau khi tìm thấy tên khách, hãy bấm chuột trái vào dòng chứa tên khách hàng đó để mở chi tiết toàn bộ lịch sử Răng - Hàm - Mặt của họ.

2. Tiếp Nhận Mới (Tạo đợt chữa trị mới cho khách hàng đã có hồ sơ)

Sử dụng tính năng này khi một khách hàng cũ (đã từng đến và có tên trên hệ thống) quay lại phòng khám để làm một dịch vụ mới hoặc bắt đầu một đợt khám mới hoàn toàn.

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Hồ Sơ Bệnh Án, bạn tìm kiếm (bằng SĐT hoặc Tên) và bấm vào tên khách hàng để mở giao diện Chi tiết Hồ sơ của người đó.
• Bước 2: Ở góc trên của màn hình chi tiết, tìm và bấm chọn nút Tiếp nhận mới.
• Bước 3: Một cửa sổ cài đặt hiện lên, yêu cầu bạn nhập Dịch vụ / Yêu cầu của khách trong ngày hôm nay (Ví dụ: Khách báo "Đau răng khôn" hoặc "Tư vấn niềng răng").
• Bước 4: Bấm Lưu / Xác nhận.

Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo thêm một Sổ bệnh án mới nối tiếp vào lịch sử của người này, đồng thời đẩy tên khách ra màn hình hàng đợi của Lễ tân (Phòng Tiếp Tân) để vào trạng thái chờ Bác sĩ gọi tên.

3. Cập Nhật Thông Tin (Chỉnh sửa khách hàng & Xử lý trùng số điện thoại)

Sử dụng chức năng này để sửa số điện thoại bị sai, cập nhật ngày sinh, hoặc ghi chú thêm về bệnh nền của khách hàng. Đặc biệt quan trọng khi có 2 khách hàng dùng chung 1 số điện thoại (ví dụ: Mẹ và con).

• Bước 1: Tìm và mở Chi tiết Hồ sơ của khách hàng cần chỉnh sửa.
• Bước 2: Quan sát ở phần khung THÔNG TIN BỆNH NHÂN (nằm bên trái màn hình), tìm và bấm vào biểu tượng Chỉnh sửa (hình cây bút chì) ngay cạnh tiêu đề.
• Bước 3: Lúc này các trường thông tin sẽ sáng lên cho phép bạn thay đổi. Bạn có thể sửa: Ngày sinh, Số điện thoại, chọn lại Giới tính, hoặc gõ các chữ bệnh lý (như "Huyết áp cao", "Dị ứng thuốc tê"...) vào ô Ghi chú.
• Bước 4 - Xử lý trùng số (Rất quan trọng): Nếu bạn nhập số điện thoại mà hệ thống hiện cảnh báo chữ đỏ "Số điện thoại đã được sử dụng" (do khách hàng này dùng chung số với một người thân đã từng khám tại nha khoa). Khi đó, bạn chỉ cần đánh dấu tích vào ô vuông có chữ: Sử dụng SĐT người thân để liên hệ. Thao tác này giúp hệ thống cho phép 2 hồ sơ độc lập chạy chung 1 số điện thoại mà không cần gộp hồ sơ.
• Bước 5: Bấm nút Lưu (màu xanh ở góc dưới cùng màn hình) để hệ thống ghi nhớ lại toàn bộ thông tin mới.

4.  Quản Lý Quy Trình Điều Trị (Theo dõi phác đồ / Nhật ký khám)

Đây là nơi bác sĩ sẽ lên kế hoạch điều trị cho bệnh nhân và theo dõi quá trình điều trị cho bệnh nhân. Ngoài ra, trong quy trình còn chỉ định được người thực hiện, dịch vụ, vật tư cho từng quy trình.

• Bước 1: Kéo xuống nửa dưới giao diện Chi tiết Bệnh án, tìm và bấm vào thẻ Quy trình điều trị. Màn hình sẽ hiển thị ra một bảng danh sách các công việc đã làm từ trước đến nay.
• Bước 2 (Thêm/Ghi nhận tiến trình hôm nay): Bấm vào nút Thêm quy trình điều trị. Một cửa sổ nhập liệu chuyên sâu bật lên, bạn thực hiện qua 3 phần:

• Phần 1: Thông tin quy trình. Bạn phải chọn tên Người thực hiện (Bác sĩ phụ trách), chọn Dịch vụ và Dịch vụ chỉ định. Cực kỳ quan trọng: Bắt buộc phải gõ diễn biến/triệu chứng vào ô Nội dung điều trị (VD: Đã cắm 1 trụ Implant, xương cứng tốt...).
• Phần 2: Lịch hẹn tiếp theo. Tiện lợi ở chỗ, nếu bác sĩ muốn hẹn tuần sau tới cắt chỉ, bạn chọn luôn Ngày hẹn và gõ lý do vào ô trống ở phần này. Hệ thống sẽ tự động tạo thẻ lịch hẹn và quy trình tương ứng với ngày tương lai đó.
• Phần 3: Phòng & Vật dụng tiêu hao. Bạn chọn đúng phòng cần lấy áp dụng vật tư, sau đó tiến hành gõ tìm tên các loại vật tư tiêu hao đã lấy ra dùng (Bông băng, Găng tay y tế, Ống thuốc tê, Mũi khoan...). Hệ thống sẽ tự động gửi lệnh yêu cầu trừ số lượng tồn kho tương ứng khi quy trình đó được thực hiện xong.

• Cuối cùng, bấm nút Lưu. Lúc này quy trình vừa tạo sẽ ra ngoài bảng hiển thị với trạng thái là "Chưa thực hiện".

• Bước 3 (Chốt xác nhận "Đã thực hiện" & Ký tên): Sau khi thao tác khám bệnh quy trình ngày đó hoàn thành trên thực thế, bạn tìm hàng ngang của dòng quy trình vừa tạo, bấm vào biểu tượng dấu ba chấm [...] nằm ở cuối hàng -> Chọn Đã thực hiện. (Lưu ý cực kỳ quan trọng đối với các quy trình  lớn như Implant/Chỉnh Nha): Tùy thiết lập nhà quản lý, một bảng Đại diện khách hàng ký xác nhận sẽ hiện ra. Bạn đưa màn hình máy tính bảng (hoặc chuột) để khách hàng trực tiếp ký chữ ký điện tử lên khung trống, nhập tên khách vào ô bên dưới và bấm Lưu chữ ký để khóa bảo mật hồ sơ pháp lý.

• Bước 4 (Sửa chữa sai sót - nếu cần): Trong trường hợp nhập sai vật tư hay sai lời dặn ở Bước 2 khi chưa chốt hoàn thành, bạn chỉ việc click đúp chuột trái thẳng vào mục dữ liệu bị sai đó ở trên bảng. Cửa sổ thao tác sẽ bật lên, bạn sửa đổi nội dung và ấn Lưu lại.
• Bước 5 (Xoá quy trình & Hoàn trả vật tư kho):

• Nếu quy trình Chưa hoàn thành: Bạn bấm vào nút đa chấm [...] và chọn Xoá bình thường, quy trình này sẽ được xóa khỏi hệ thống.
• Xoá đối với quy trình "Đã thực hiện": (Tính năng này chỉ dành cho Admin). Khi Admin xác nhận xoá một ca đã làm, hệ thống sẽ thực hiện một logic cực kỳ quan trọng: Tự động thu hồi và hoàn trả toàn bộ số lượng vật tư tiêu hao của ca đó quay ngược trở lại kho phòng.
• Xem lại lịch sử xoá: Bất kể ai xoá, dữ liệu đều không bao giờ mất bị đi. Ngay cạnh nút "Thêm quy trình điều trị", hệ thống sẽ hiện ra một Biểu tượng Thùng Rác (khi có dữ liệu bị xoá). Quản lý có thể bấm vào đây để xem lại rành mạch danh sách toàn bộ các quy trình đã thực hiện đã từng bị xoá.

5. Thanh Toán Viện Phí & Xem Lịch sử Dòng tiền

• Thu tiền mới (Thanh toán): Nhìn lên góc trên cùng bên phải giao diện Thông tin hồ sơ, bạn sẽ thấy một nút bôi màu xanh tên là [THANH TOÁN]. Bấm vào đây, một bảng tính tiền sẽ nhảy ra hiển thị tổng tiền khách dùng hôm nay. Bạn nhập số tiền thực thu, chọn hình thức (Tiền mặt/Quẹt thẻ/Chuyển khoản) và bấm Duyệt.

• Xem sao kê: Nằm ở nửa dưới màn hình (cạnh chỗ xem Phác đồ), bạn bấm vào thẻ (tab) Lịch sử thanh toán. Tab này hiển thị như một sao kê ngân hàng thu nhỏ, thống kê cực kỳ rõ ràng mọi giao dịch nạp rút từ trước đến nay của bệnh án này giúp bộ phận Kế toán dễ tra soát.

6. Lên Kế Hoạch Thanh Toán (Chia đợt trả góp)

Áp dụng cho các dịch vụ đắt tiền (Niềng răng, Implant...) yêu cầu khách chia nhỏ công nợ thành nhiều phần.

• Bước 1: Bấm vào nút Menu Mở Rộng (có biểu tượng [...]) ở góc trên bên phải màn hình.
• Bước 2: Một danh sách xổ xuống, bạn bấm chọn lệnh [KẾ HOẠCH THANH TOÁN].
• Bước 3: Cửa sổ thiết lập hiện ra cho phép cài đặt trước ngày hẹn đóng tiền của đợt 2, đợt 3... cùng với số tiền dự kiến thu. Bấm Lưu để chốt lộ trình.

7. Lệnh "Cho Về" (Cho bệnh nhân về/bệnh nhân rời khỏi phòng khám)

Đây là tính năng cốt lõi, giữ cho luồng chờ khám ngoài sảnh lễ tân không bị tắc nghẽn khi có khách hàng vừa làm xong dịch vụ và định nghĩa rằng bệnh nhân đã được cho về.

• Cách dùng: Áp dụng khi khách đã được bác sĩ làm xong, đứng dậy khỏi ghế răng và rời khỏi phòng điều trị và đã ra về khỏi nha khoa.
• Thao tác: Ở góc trên cùng bên phải giao diện Chi tiết Bệnh án, bạn bấm vào biểu tượng dấu ba chấm [...] -> Ở bảng menu đổ xuống, chọn lệnh [CHO VỀ].
• Hiệu quả hệ thống: Ngay khi bấm lệnh này, phần mềm sẽ xóa bỏ trạng thái tại phòng khám. Trên màn hình máy "Quản lý ghế", ghế mà bệnh nhân vừa nằm sẽ không còn bệnh nhân đó nữa.

8. Lệnh "Luân Chuyển" (Chuyển bệnh nhân Sang Chi Nhánh Khác)

Đây là tính năng quản trị luân chuyển dữ liệu liên Store (giữa các cơ sở với nhau), đóng vai trò như một lệnh chuyển viện an toàn trong nội bộ hệ thống.

• Cách dùng: Điển hình áp dụng cho hệ thống dạng chuỗi, sử dụng khi khách có nhu cầu đổi từ cơ sở đang theo dõi sang một cơ sở mới hoàn toàn (Ví dụ: Khách đang cắm Implant ở Chi nhánh 01 (Hà Nội) muốn luân chuyển hồ sơ sang Chi nhánh 02 (TP.HCM) để làm tiếp).
• Thao tác: Bấm mở danh sách thả xuống từ dấu ba chấm [...] -> Chọn mục [LUÂN CHUYỂN].

• Hiệu quả hệ thống: Một hộp thoại bật lên yêu cầu bạn chọn chính xác tên Phòng khám muốn chuyển đến (Store đích) từ danh sách và bắt buộc điền vào ô Lý do luân chuyển. Bấm Lưu, ngay lập tức toàn bộ lịch sử Răng hàm mặt, công nợ, quy trình của khách sẽ được chuyển tiếp sang chi nhánh mới để họ tiếp quản liên tục.

9. Tái Khám & Lên Lịch Hẹn (Quản lý khách quay lại và lên lịch khám tương lai)

Hệ thống phân tách rõ ràng 2 nghiệp vụ liên quan đến việc khách hàng quay lại phòng khám:

• Lệnh [TÁI KHÁM] (Nút xanh bên phải màn hình): Dùng để ghi nhận ngay lúc này khách đã có mặt tại phòng khám để tiếp tục đợt điều trị. Thao tác này có tác dụng bấm "Tái khám" và tạo một lần thăm khám mới tiếp nối chuỗi hồ sơ hiện tại.

• Lệnh [TẠO LỊCH HẸN] (Nằm trong menu [...]): Dùng để thiết lập trước một cột mốc trong tương lai (Ví dụ tuần sau tới cắt chỉ). Bạn nhập Ngày, Giờ và Ghi chú. Lịch hẹn này lập tức đổ ra bảng tại Menu Lịch hẹn.

10. Lệnh "Bảo Lãnh" (Công nợ khách hàng bởi nhân viên)

Khách hàng theo nguyên tắc phải thanh toán đủ mới được giải phóng ra về. Tuy nhiên trong các trường hợp ngoại lệ (khách quên mang ví, hoặc là người quen/người nhà của nhân viên phòng khám), bắt buộc phải có một cán bộ nội bộ đứng tên Duyệt cho phép nợ (Bảo lãnh) để hồ sơ hợp lệ.

• Cách dùng: Mở bảng danh sách thả xuống từ dấu ba chấm [...] -> Chọn mục [BẢO LÃNH].

• Thao tác ghi nhận:

• Hộp thoại "Bảo Lãnh Khách Hàng" sẽ bật lên tóm tắt lại mã hồ sơ và số tiền tổng của ca trị liệu.
• Ở dòng Người bảo lãnh, bạn sổ danh sách và chọn tên của Nhân sự (Quản lý/Tư vấn/Bác sĩ) - người đã chấp thuận/duyệt cho vị khách này được phép nợ lại tiền và đi về.
• Bắt buộc ghi rõ diễn giải vào ô Lý do bảo lãnh (Ví dụ: "Đây là mẹ của bác sĩ Tuấn, làm nội bộ bảo lãnh chờ cấn trừ nợ", hoặc "Khách quen bảo lãnh nợ tới chiều chuyển khoản").
• Cuối cùng bấm Lưu.

• Luồng vận hành tiếp theo: Sau khi lệnh Bảo lãnh được chốt, khoản nợ này sẽ lập tức được tự động đẩy sang Báo cáo công nợ thuộc module CRM (Chăm sóc khách hàng). Tại đây, bộ phận tổng đài sẽ căn cứ vào "Lý do bảo lãnh" bạn vừa ghi phía trên để nắm rõ ngọn ngành câu chuyện, từ đó liên hệ để gọi điện thu tiền hoặc chăm sóc hậu mãi một cách khéo léo nhất.

11. Xóa Hồ Sơ Bệnh Án

Sử dụng tính năng này khi cần loại bỏ một hồ sơ được tạo nhầm hoặc trùng lặp (ví dụ sai thông tin, tạo dư dịch vụ). Đây là thao tác "xóa mềm", hồ sơ không biến mất vĩnh viễn mà được chuyển sang vùng lưu trữ an toàn.

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Hồ sơ bệnh án, dùng ô Tìm kiếm để tìm hồ sơ cần xóa. Nhấp chuột vào tên/hàng dữ liệu của khách hàng để vào màn hình Chi tiết hồ sơ.
• Bước 2: Màn hình Chi tiết hồ sơ hiện ra (gồm các tab Thông tin chung, Quy trình điều trị, Lịch sử thanh toán). Hãy cuộn chuột xuống vị trí dưới cùng của giao diện.
• Bước 3: Tại thanh công cụ dưới cùng (footer), nhấn vào nút [Xóa] (màu đỏ).
• Bước 4: Một hộp thoại xuất hiện yêu cầu: "Xác nhận xóa hồ sơ bệnh án". Bấm xác nhận để hoàn tất.

12. Khôi Phục Bệnh Án Đã Xóa (Thùng rác)

Sử dụng khi nhân viên xóa nhầm hồ sơ và cần lấy lại toàn bộ dữ liệu.

• Bước 1: Trở về thanh Menu danh sách mở rộng (dấu 3 chấm [...] ở góc trên cùng của màn hình Danh sách bệnh nhân). Bấm chọn mục Bệnh án đã xóa.

• Bước 2: Một hộp thoại danh sách toàn bộ bệnh án nằm trong Thùng Rác sẽ hiện ra. Tại bảng này, bạn sẽ đọc được rõ:

• Tên bệnh án / Tên khách hàng.
• Cột Người xóa: Liệt kê minh bạch tên nhân viên đã thực hiện thao tác ấn xóa.
• Cột Thời gian xóa: Cho biết ngày giờ chính xác xảy ra thao tác.

(Dữ liệu này là then chốt để Quản lý nắm bắt ai đã xóa dữ liệu kinh doanh của phòng khám)

• Bước 3: Tìm đúng hàng chứa hồ sơ cần lấy lại. Bấm vào biểu tượng dấu ba chấm [...] ở cột Hành động ngoài cùng bên phải, nhấp vào nút [Khôi phục].
• Bước 4: Hộp thoại sẽ hiện ra hỏi: "Bạn có chắc chắn muốn khôi phục bệnh án [Mã hồ sơ]?". Bấm Đồng ý.

13. Xuất danh sách bệnh án

Mục đích: Kết xuất toàn bộ danh sách khách hàng đang chọn thành một file bảng tính độc lập (Excel). Phục vụ cho kế toán lưu trữ, đối soát doanh thu hoặc làm báo cáo kinh doanh nội bộ.

Bước 1: Truy cập và kết xuất danh sách (Lọc dữ liệu)

1. Mở phần mềm, nhìn sang thanh Menu chính và bấm chọn phân hệ Sổ Bệnh Án (Danh sách bệnh nhân).
2. Sử dụng thanh Tìm kiếm hoặc bộ lọc thời gian để khoanh vùng danh sách khách hàng cần quan tâm. (Ví dụ: bệnh án nào khám tổng quát ).

Bước 2: Click chọn hồ sơ mục tiêu

1. Quan sát phía ngoài cùng bên trái của từng hàng danh sách (cạnh cột Tên Khách Hàng). Tại đây có các Ô vuông chọn (Checkbox).
2. Tích chuột vào từng ô vuông để chọn những bộ hồ sơ bạn định trích xuất.
3. Mẹo thao tác: Nếu muốn xuất toàn bộ người đang nằm trong bảng, hãy tích chuột thẳng vào Ô vuông cao nhất nằm trên thanh Tiêu đề (Header).

Bước 3: Hoàn tất trích xuất (Download file)

1. Lưu ý UI (Giao diện): Bình thường các nút bấm sẽ ẩn đi cho đến khi bạn tích chọn ít nhất 1 hồ sơ. Lúc này, ở góc dưới cùng bên phải của bảng sẽ nổi lên nút bấm màu Cam rất nổi bật: [Xuất Excel].
2. Bấm vào nút [Xuất Excel].
3. Một hộp thoại xác nhận nhỏ xuất hiện. Bấm Đồng ý (OK).

4. Trình duyệt sẽ tự động tải xuống thiết bị của bạn một file .xlsx. Mở lên, bạn sẽ thấy thông tin bệnh án được chia cột ngay ngắn (STT, Họ tên, SĐT, Địa chỉ, Ngày sinh, Tên dịch vụ khám).

14. Gửi thông báo nhắc nợ đối với khách hàng nợ (Tự động qua zalo)

Mục đích: Hỗ trợ phòng khám thu hồi công nợ bằng cách gửi tin nhắn nhắc nhở trực tiếp và tự động đến tài khoản Zalo của khách hàng đang chậm trễ thanh toán, hoặc nợ liệu trình định kỳ đến hạn.

Bước 1: Tìm kiếm nhóm khách đang nợ tiền

1. Vẫn tại màn hình Sổ Bệnh Án, bạn chú ý tập trung vào Cột "Còn Nợ" (Hiển thị số tiền).
2. Tra cứu những bệnh án có khoản nợ tới hạn. (Lưu ý: Các con số nợ hiển thị trên giao diện của video/tài liệu hướng dẫn mẫu như "Còn nợ: 10.000.000đ" chỉ là ví dụ minh họa (data test). Khi làm việc thực tế, hệ thống sẽ báo chính xác khách hàng đó đang nợ phòng khám bao nhiêu tiền).

Bước 2: Lựa chọn danh sách nhắc nợ

1. Tại các hàng chứa thông tin khách hàng đang bị nợ tiền, dùng chuột bấm chọn vào các Ô vuông (Checkbox) ở ngay đầu dòng tương ứng.
2. Tính năng này cho phép thao tác hàng loạt, bạn có thể cuộn chuột lựa 1 lúc rất nhiều khách hàng để tiến hành gửi tin nhắc nợ cùng một thời điểm.

Bước 3: Phát lệnh gửi tin nhắn Zalo

1. Nhìn xuống khu vực dưới cùng bên phải của bảng (sau khi đã tích chọn ít nhất 1 hồ sơ), kế bên nút Xuất Excel sẽ hiển thị nút bấm màu xanh: [Nhắc nợ].
2. Nhấp chuột vào nút [Nhắc nợ].
3. Cửa sổ hỏi đáp an toàn sẽ bật lên: "Xác nhận nhắc nhở thanh toán".
4. Bạn bấm chọn Đồng ý (OK) để hệ thống tiến hành lệnh tiếp theo.

5. Ngay lập tức, hệ thống sẽ đẩy trực tiếp một tin báo cước phí nợ/nhắc nhở thân thiện vào Zalo của từng vị khách hàng đã được chọn.

15. Cập nhật trạng thái khách hàng (Hỗ trợ CSKH từ CRM)

Mục đích: Giúp Lễ tân, Bác sĩ và Bộ phận CSKH phân loại nhanh tình trạng hiện tại của từng người bệnh (Ví dụ: Đã chốt, Đã đặt lịch hẹn, Hủy dịch vụ...). Từ đó phối hợp vận hành luồng chăm sóc khách hàng trơn tru hơn tại module CRM.

Bước 1: Vào Chi tiết hồ sơ

1. Mở phần mềm, tại màn hình Hồ sơ bệnh án (Danh sách bệnh nhân), tìm kiếm hồ sơ khách hàng bạn cần cập nhật.
2. Bấm chuột vào tên hoặc Mã bệnh nhân đó để vào góc nhìn chuyên sâu: Màn hình Chi tiết hồ sơ bệnh án.

Bước 2: Tìm bảng thông tin Trạng thái

1. Ngay tại vị trí cao nhất (góc trên cùng bên trái màn hình), bên cạnh Tên khách hàng, bạn sẽ thấy dòng đánh dấu chức năng: Trạng thái: [Tên trạng thái]. (Ví dụ minh họa: Trạng thái: Bình thường).

2. Bên cạnh chữ Trạng thái này có một biểu tượng cây bút chì nhỏ (Edit). Kéo chuột và bấm vào biểu tượng cây bút đó.

Bước 3: Đổi trạng thái và nhập lý do

1. Một hộp thoại (modal) có tên Cập nhật trạng thái khách hàng sẽ xuất hiện. Tại đây có hai trường thông tin bạn bắt buộc phải điền:

• Trạng thái: Bấm mũi tên xổ xuống để chọn một trạng thái mới cho khách (thể hiện đúng thực tế lúc này).
• Lý do (Ghi chú): Nhập đoạn văn bản ngắn giải thích tại sao lại quyết định chuyển khách sang trạng thái này. Bước này là then chốt để đồng nghiệp bộ phận khác theo dõi. (Ví dụ: "Khách đã đặt lịch hẹn đến ngày 12/12/2026").

2. Cuối cùng, bấm nút Lưu để hệ thống ghi nhớ. Trạng thái mới sẽ lập tức được thay thế và hiển thị luôn ra màn hình gốc.

16. Theo dõi lịch sử chăm sóc khách hàng từ CRM

Mục đích: Theo dõi chặt chẽ toàn bộ nhật ký tương tác với bệnh nhân từ khâu đón tiếp đến hậu mãi. Bác sĩ/Nhân viên chuyên môn có thể nắm bắt được tâm lý và tình trạng của khách ngay lập tức mà không cần tra cứu rườm rà.

(Ghi chú đào tạo: Toàn bộ dữ liệu về lịch sử tương tác tại đây là dữ liệu được đồng bộ trực tiếp từ module CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng) sang. Tại màn hình Sổ Bệnh Án này, Bác sĩ và phòng khám được tự động hóa việc tra cứu chéo, giúp quy trình đồng bộ và khép kín hơn).

Bước 1: Kéo tìm bảng Lịch sử chăm sóc

1. Khi đang đứng tại giao diện Chi tiết hồ sơ bệnh án của một khách hàng, dùng thanh cuộn chuột dịch chuyển về phần dưới cùng của trang.
2. Bạn sẽ tìm thấy một bảng dữ liệu đồ sộ có tên: LỊCH SỬ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG.

Bước 2: Đọc hiểu các luồng thông tin trong bảng Dựa trên nhật ký tương tác được bên CRM đổ về, dữ liệu sẽ chia tách theo các cột sau:

1. Ngày: Thời điểm (dd/mm/yyyy) nhân viên CRM đã liên hệ/tương tác với khách.
2. Tình trạng: Khung đánh giá kết luận rủi ro. Hệ thống trả về nhãn "Có vấn đề" hay "Không vấn đề". Lễ tân và bác sĩ liếc qua cột này để đánh giá độ cấp bách điều trị khi đón tiếp khách hôm nay.
3. Vấn đề: Trực quan hóa chính xác yếu tố cản trở của khách (VD: Viêm nướu, Đau buốt rễ răng, Phàn nàn lịch chờ...).
4. Nội dung chăm sóc: Dòng chữ liệt kê chi tiết cuộc trao đổi, ghi chú dặn dò hoặc hướng giải quyết mà bộ phận CRM đã làm với khách trong hôm đó.

17. Hủy thanh toán (Thu hồi phiếu thu)

Mục đích: Sử dụng khi thu ngân gõ sai số tiền thanh toán, chuyển nhầm phương thức thanh toán (Tiền mặt / Chuyển khoản) cho bệnh nhân. Thao tác hủy sẽ hoàn lại trạng thái công nợ của khách hàng về đúng mức trước khi phát sinh giao dịch lỗi.

Bước 1: Truy cập Lịch sử thanh toán

1. Mở phần mềm, tại màn hình Hồ sơ bệnh án, click vào tên/mã bệnh nhân cần chỉnh sửa để vào màn hình Chi tiết hồ sơ bệnh án.
2. Tìm thanh công cụ phân loại ngay phía trên (Khu vực có 3 tab: Thông tin chung / Quy trình điều trị / Lịch sử thanh toán). Hãy nhấp chọn tab Lịch sử thanh toán.

Bước 2: Xác định lượt thanh toán lỗi

1. Màn hình sẽ thu gọn lại và chỉ hiển thị một danh sách duy nhất liệt kê từng lần khách hàng thanh toán.
2. Tại cột bên cùng bên phải của mỗi dòng (Cột Hành động), bạn sẽ thấy các nút chức năng.
3. Lưu ý đặc biệt (Logic Kế toán): Để đảm bảo dòng chảy kế toán không lộn xộn, phần mềm cấu hình CHỈ CHO PHÉP HỦY LƯỢT THANH TOÁN MỚI NHẤT. Do đó, nút [Hủy] (Màu đỏ) sẽ chỉ xuất hiện ở đúng một dòng trên cùng của khách hàng.

Bước 3: Thực hiện Hủy

1. Bấm vào nút [Hủy] ở dòng thanh toán lỗi.
2. Một hộp thoại popup sẽ xuất hiện yêu cầu bạn phải cung cấp lý do hủy biên lai này nhằm phục vụ công tác rà soát doanh thu của Quản lý.
3. Hãy nhập lý do (Ví dụ: "Thu ngân ghi nhận nhầm hình thức chuyển khoản thành tiền mặt, khách yêu cầu hủy tạo lại").
4. Bấm Đồng ý. Hệ thống tự động thu hồi phiếu thu và cộng trả lại nợ cho khách hàng.

18. Hủy thanh toán (Thu hồi phiếu thu)

Mục đích: Giúp Lễ tân kiểm tra lại các biên lai mình/người khác đã hủy, hoặc Quản lý truy vết chéo dòng tiền xem nhân viên nào đã thao tác xóa phiếu thu, tránh tình trạng thất thoát quỹ gian lận.

Bước 1: Tìm Thùng Rác Thanh Toán

1. Vẫn trong tab Lịch sử thanh toán của người khách hàng đó.
2. Quan sát lên ngay phía góc trên cùng bên phải của cái bảng dữ liệu. Bạn sẽ thấy một biểu tượng cái Thùng rác (Trash icon). (Bạn có thể rê chuột vào biểu tượng, hệ thống sẽ hiện chữ gợi ý: Lịch sử đã hủy).

Bước 2: Đọc báo cáo truy vết

1. Bấm vào biểu tượng Thùng rác đó.
2. Màn hình sẽ bật lên một hộp thoại có tên: Lịch sử thanh toán đã hủy.

3. Tại đây liệt kê lại tất cả những phiếu báo thu tiền đã từng bị bấm lệnh Hủy. Tại bảng này, nhân viên Quản lý có thể kiểm tra chéo cực kỳ minh bạch:

• Khoản tiền bị hủy là bao nhiêu.
• Người hủy thanh toán: Lưu đích danh tài khoản nhân viên nào đã thực hiện.
• Thời gian hủy: Rõ ràng đến phút, không thể chỉnh sửa.
• Lý do hủy: Trích xuất đoạn văn bản mà nhân viên đã lập luận ở trên.

Hiệu quả hệ thống: Bất kỳ thao tác tài chính nào trên phần mềm đều để lại "vết" điện tử. Luồng thiết kế này ngăn chặn triệt để hành vì lập phiếu giả/xóa phiếu thu tiền bỏ túi riêng của nội bộ.