4. SOP Tiếp tân

HƯỚNG DẪN TÍNH NĂNG: TIẾP TÂN (RECEPTION)

Màn hình Tiếp tân đóng vai trò như một "Sảnh chờ điện tử" của phòng khám, là nơi Lễ tân điều phối toàn bộ lưu lượng khách hàng khi đến phòng khám. Tại đây, nhân viên thực hiện các nghiệp vụ cốt lõi: tiếp nhận khách mới / tái khám, tra cứu hồ sơ bệnh án, theo dõi trạng thái chờ khám theo thời gian thực, quản lý danh sách khách tới kỳ thanh toán và kiểm tra vật dụng tiêu hao tại quầy, chuyển phòng.v.v.

1. Theo dõi danh sách bệnh nhân chờ
Đây là màn hình chính của Lễ tân, hoạt động như một "Sảnh chờ điện tử" giúp nắm bắt ai đang chờ khám, ai đang điều trị, ai đã xong.

• Bước 1: Từ Menu chính bên trái, chọn mục [Tiếp tân]. Giao diện bên phải sẽ hiện ra bảng "DANH SÁCH BỆNH NHÂN".

• Bước 2: Đọc hiểu các cột thông tin trên bảng:

• Mã bệnh nhân: Click vào mã này sẽ mở chi tiết thông tin bệnh ở phòng Tiếp tân.
• Họ tên: Tên đầy đủ của bệnh nhân.
• Số thứ tự: Ai vào trước số nhỏ, ai vào sau số to. Giúp điều phối thứ tự khám của khách hàng.
• Dịch vụ yêu cầu: Dịch vụ khách đăng ký khi tiếp nhận (VD: Khám tổng quát, Niềng răng, Implant…).
• Người thực hiện: Bác sĩ/Trợ lý đang phụ trách khách này.
• Trạng thái: Hiển thị trạng thái xử lý hiện tại (Đang đợi / Đang khám / Hoàn tất khám / Chờ thu ngân). Có kèm thông tin phòng chuyển đến nếu có.

2. Tra cứu nhanh khách hàng

Hỗ trợ Lễ tân tìm kiếm bệnh nhân ngay tại danh sách sảnh chờ.

• Thao tác: Gõ trực tiếp Tên / SĐT / Mã bệnh nhân vào ô tìm kiếm phía trên bảng dữ liệu. Danh sách sẽ tự động lọc và hiển thị đúng hồ sơ cần tìm.

3. Lọc nhanh danh sách khách hàng

Giúp Lễ tân gom nhóm dữ liệu theo nghiệp vụ cần xử lý (Ví dụ: Lọc xem ai đang chờ ở phòng nha nào).

• Bước 1: Vào mục lọc "Hiển thị bệnh nhân chờ theo" ngay phía trên bảng.
• Bước 2: Chọn 1 trong 2 điều kiện:

• Phòng chuyển đến: Lọc theo phòng khám cụ thể (VD: Phòng nhổ, Phòng chỉnh nha...).
• Trạng thái: Lọc theo trạng thái xử lý (Đang chờ, Đang khám, Hoàn tất...).

• Bước 3: Bộ lọc đang bật sẽ hiện thành thẻ màu cam, bấm dấu X trên thẻ để gỡ bỏ.

4. Tiếp nhận khách hàng/Tái khám khách hàng

Ghi nhận thông tin khách hàng khi đến phòng khám, đưa khách vào quy trìnhkhám chính thức. Hệ thống hỗ trợ xử lý cả 3 luồng: khách đến trực tiếp (Walk in), khách có sẵn lịch hẹn, và khách tái khám theo HSBA cũ.
4.1. Tiếp nhận khách hàng mới

Mục đích: Tạo hồ sơ bệnh án mới cho khách đến lần đầu hoặc khách cũ muốn mở lượt khám mới.

• Bước 1: Bấm nút [Tiếp nhận] trên thanh công cụ.

• Bước 2: Nhập hoặc tra cứu thông tin bệnh nhân (Tên/SĐT/Mã). Nếu là khách cũ, bấm [Tiếp nhận] trên dòng gợi ý để điền tự động.

• Bước 3: Khai báo thông tin tiếp nhận: Dịch vụ yêu cầu, Nguồn khách, Người tư vấn, Ghi chú. Thêm chỉ định dịch vụ nếu cần (Bấm [Thêm chỉ định]).
• Bước 4: Hoàn tất tiếp nhận — Tùy vào tình huống, sẽ có 2 hướng xử lý:

Trường hợp khách CÓ lịch hẹn đang chờ: Hệ thống tự động bật popup "Danh sách lịch hẹn". Lễ tân chọn 1 trong 2:

• Bấm [Tiếp nhận] trên dòng lịch hẹn tương ứng → Hệ thống liên kết lịch hẹn, tạo HSBA mới và đẩy bệnh nhân vào sảnh chờ luôn.        
• Bấm [Tiếp nhận hồ sơ mới] → Bỏ qua lịch hẹn, tạo HSBA mới độc lập và đẩy bệnh nhân vào sảnh chờ luôn.

Trường hợp khách KHÔNG có lịch hẹn: Bấm nút [Tiếp nhận hồ sơ mới] ở cuối trang. Hệ thống tạo HSBA mới và đẩy bệnh nhân vào sảnh chờ.

4.2. Tái khám trên hồ sơ cũ

Mục đích: Khi khách quay lại để tiếp tục liệu trình đang dở, Lễ tân liên kết lượt khám mới vào đúng HSBA cũ đã có sẵn, tránh tạo hồ sơ trùng lặp.

(Lưu ý: Thao tác này thực hiện ngay trên màn hình Tiếp nhận, sau khi đã tra cứu và chọn khách hàng cũ ở phần 4A.)

• Bước 1: Sau khi chọn khách cũ, kéo xuống bên dưới biểu mẫu. Hệ thống tự động hiển thị bảng Hồ sơ cũ liệt kê tất cả HSBA của khách (Mã bệnh án, Tên bệnh án, Bác sĩ thực hiện, Ngày, Trạng thái).
• Bước 2: Tìm đúng hồ sơ cần tiếp tục và bấm nút [Tái khám] ở cột Tác vụ.

• Bước 3: Xử lý liên kết lịch hẹn — Tùy vào tình huống:

Trường hợp khách CÓ lịch hẹn đang chờ: Popup "Danh sách lịch hẹn" bật lên:

• Bấm [Tiếp nhận] trên dòng lịch hẹn → Xác nhận chi tiết (Ngày hẹn, Nội dung, Loại lịch) → Bấm [Tái khám] → Hoàn tất.
• Bấm [Tiếp nhận mới] → Xác nhận "Tái khám bệnh nhân" → Hoàn tất (không gắn lịch hẹn).        

Trường hợp khách KHÔNG có lịch hẹn: Xác nhận "Tái khám bệnh nhân" → Hoàn tất.

• Kết quả: Lượt khám mới được liên kết vào HSBA cũ, bệnh nhân được đưa vào sảnh chờ, Bác sĩ có thể xem đầy đủ lịch sử điều trị trước đó.

5. Mở chi tiết bệnh nhân tại Tiếp Tân

Mục đích: Cho phép Lễ tân kiểm tra nhanh lịch sử điều trị, tình trạng công nợ hoặc ghi chú đặc biệt trước khi điều phối khách, hạn chế sai sót thông tin.

• Thao tác: Tại bảng Danh sách bệnh nhân, click vào cột Mã bệnh nhân (hiển thị dạng link màu cam). Phần mềm mở thẳng vào Chi tiết hồ sơ bệnh án.
• Tại màn hình Chi tiết Tiếp tân cũng có thể click vào Mã hồ sơ bệnh án để truy cập HSBA và thực hiện tiếp các chức năng tiếp theo để đưa bệnh đến phòng khám.

6. Bổ sung/thêm chỉ định dịch vụ tại quầy

Mục đích: Cho phép Lễ tân bổ sung thêm dịch vụ hoặc vật tư chỉ định cho bệnh nhân ngay tại quầy mà không cần chờ Bác sĩ thao tác trong phòng khám. Thường dùng khi Bác sĩ gọi ra dặn thêm (VD: chụp X-ray, xét nghiệm bổ sung).

• Bước 1: Tại bảng Danh sách bệnh nhân, click vào tên khách. Màn hình Chi tiết Tiếp tân mở ra.
• Bước 2: Bấm biểu tượng [⋯] góc trên phải > chọn [Thêm chỉ định].

• Bước 3: Popup danh mục dịch vụ/vật tư hiện ra. Lễ tân tích chọn các dịch vụ cần bổ sung, xác nhận số lượng và phí.
• Bước 4: Bấm [Lưu] để lưu. Các chỉ định mới sẽ được cập nhật ngay vào Bảng phí và dịch vụ bên dưới Chi tiết Tiếp tân, sẵn sàng cho bước Thanh toán.

7. Chuyển bệnh đến phòng khám bệnh

Mục đích: Cho phép Lễ tân luân chuyển bệnh nhân giữa các phòng điều trị trong phòng khám (VD: Từ Tiếp tân sang Phòng chỉnh nha, từ Phòng nhổ sang Phòng chỉ định), đảm bảo khách đến đúng nơi, đúng Bác sĩ

• Bước 1: Tại bảng Danh sách bệnh nhân, click vào tên khách hàng cần điều phối. Màn hình Chi tiết Tiếp tân mở ra.
• Bước 2: Bấm nút [Chuyển phòng] ở thanh cuối trang.

• Bước 3: Popup "Chuyển phòng" hiện ra. Lễ tân thực hiện:

• Chọn Phòng đích cần chuyển đến (VD: Phòng tổng quát, Phòng chỉnh nha...).
• Chọn Trạng thái khi chuyển (Đang chờ, Cho về...).
• Nhập Ghi chú (tối đa 50 ký tự) để Bác sĩ phòng kế biết tình trạng sơ bộ.
• (Tùy chọn) Nếu chuyển sang phòng Chỉ định, có thể bấm [Thêm chỉ định] để bổ sung dịch vụ/vật tư ngay tại popup.

• Bước 4: Bấm [Đồng ý]. Bệnh nhân lập tức biến mất khỏi sảnh Tiếp tân và xuất hiện trên danh sách chờ của phòng đích.

8. Kiểm tra khách hàng nào tới kỳ thanh toán

Mục đích: Theo dõi nhóm khách hàng có lịch đóng phí liệu trình hoặc công nợ cần thu hồi, đảm bảo dòng tiền phòng khám không bị trễ.

• Thao tác: Bấm biểu tượng [⋯] > chọn [KH tới kỳ thanh toán].

• Màn hình chuyển sang bảng "Danh sách khách hàng tới kỳ thanh toán", hiển thị thông tin: Mã khách hàng, Họ tên, Số tiền kỳ thanh toán. Click vào tên khách để truy cập chi tiết và xử lý thu phí.

9. Hoàn thành hồ sơ bệnh án tại quầy Tiếp Tân

Mục đích: Đánh dấu hồ sơ bệnh án của bệnh nhân đã xử lý xong toàn bộ quy trình (khám, điều trị, thanh toán), chính thức đóng lượt khám.

• Bước 1: Tại bảng Danh sách bệnh nhân, click vào tên khách. Màn hình Chi tiết Tiếp tân mở ra.
• Bước 2: Bấm biểu tượng [⋯] (Dấu 3 chấm) góc trên phải > chọn [Hoàn thành].

• Bước 3: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận: "Hoàn thành hồ sơ bệnh án bệnh nhân [Tên khách]". Bấm [Đồng ý].

• Kết quả: Hồ sơ bệnh án được đánh dấu hoàn tất. Màn hình tự động quay về Danh sách sảnh chờ.

(Lưu ý: Phân biệt [Hoàn thành] và [Cho về]: [Hoàn thành] đóng trạng thái HSBA (đánh dấu đã xử lý xong về mặt y khoa). [Cho về] chuyển trạng thái bệnh nhân sang "Cho về" để giải phóng khỏi sảnh. Tùy quy trình phòng khám, có thể sử dụng riêng hoặc kết hợp cả hai thao tác.)

10. Kiểm tra danh sách lịch hẹn và tạo lịch hẹn tái khám bệnh nhân

Mục đích: Cho phép Lễ tân xem các lịch hẹn hiện có của bệnh nhân và tạo lịch hẹn tái khám ngay tại quầy tiếp tân, không cần chuyển sang module Lịch Hẹn.

• Bước 1: Tại màn hình Chi tiết Tiếp tân, bấm biểu tượng [⋯] > chọn [Danh sách lịch hẹn]. (Lưu ý: Nút này chỉ hiển thị nếu tài khoản được cấp quyền "Lịch hẹn - Tiếp tân - Danh sách lịch hẹn").

• Bước 2: Popup "Danh sách lịch hẹn" hiện ra, liệt kê tất cả các lịch hẹn hiện có của bệnh nhân này (Tên, Ngày sinh, Thời gian hẹn, Nội dung, Bác sĩ, SĐT). Lễ tân rà soát xem khách đã có lịch hẹn tái khám chưa.

• Bước 3: Tạo lịch tái khám mới Nếu Bác sĩ dặn khách quay lại, bấm nút [Tạo lịch hẹn] ở cuối popup. Hệ thống mở biểu mẫu "Thêm mới lịch hẹn" đã tự động điền sẵn thông tin bệnh nhân. Lễ tân chỉ cần chọn: Thời gian, Giờ hẹn, Loại lịch, Người thực hiện, Nội dung rồi bấm [Lưu].

• Kết quả: Lịch hẹn tái khám được tạo và liên kết trực tiếp với HSBA hiện tại, giúp khách không cần gọi điện đặt lịch lại sau.

11. Thanh toán viện phí và cho bệnh nhân về

Mục đích: Thu phí dịch vụ và kết thúc lượt thăm khám của bệnh nhân, giải phóng khỏi sảnh chờ.

A) Thanh toán:

• Bước 1: Tại bảng Danh sách bệnh nhân, click vào tên khách cần thu tiền. Màn hình Chi tiết Tiếp tân mở ra hiển thị Bảng phí và dịch vụ.

• Bước 2: Rà soát bảng phí. Nếu cần bổ sung dịch vụ, bấm [⋯] > [Thêm chỉ định].

• Bước 3: Bấm nút [Thanh toán] ở cuối trang. Hệ thống mở giao diện thu phí để xử lý. Nếu không có phát sinh phí, hệ thống sẽ thông báo "Hiện tại bệnh nhân không có phát sinh nào cần thanh toán".

B) Cho về:

• Bước 1: Sau khi thanh toán xong (hoặc không phát sinh phí), tại màn hình Chi tiết Tiếp tân.
• Bước 2: Bấm [⋯] > chọn [Cho về].

• Bước 3: Hệ thống cập nhật trạng thái và bệnh nhân biến mất khỏi sảnh chờ, hoàn tất chu trình đón tiếp.

(Trong menu [⋯] còn có tùy chọn [Hoàn thành] — đánh dấu hồ sơ đã xử lý xong, và [Danh sách lịch hẹn] — xem/tạo lịch hẹn tái khám cho bệnh nhân ngay tại quầy.)

12. Danh sách vật dụng tại quầy

Mục đích: Tra cứu tồn kho vật tư tiêu hao tại quầy tiếp tân (khẩu trang, găng tay, nước súc miệng...) để chủ động yêu cầu bổ sung khi sắp hết.

• Thao tác: Bấm biểu tượng [⋯] góc trên phải > chọn [Danh sách vật dụng].

• (Lưu ý: Chức năng này chỉ hiển thị nếu tài khoản của bạn được cấp quyền truy cập module "Quản lý kho - Phòng khám - Danh sách vật dụng").