8. SOP Quản lý kho

HƯỚNG DẪN TÍNH NĂNG QUẢN LÝ KHO

I. Mục tiêu của phân hệ Quản lý kho giúp người dùng:

• Theo dõi toàn bộ danh sách, số lượng và thông tin chi tiết của các vật tư.
• Thực hiện các thao tác biến động kho cơ bản: Thêm mới, Nhập kho, Xuất kho cho các phòng ban.
• Thực hiện các nghiệp vụ nâng cao: Điều chỉnh kho, Đề xuất, Thu hồi, Nhập từ Excel và Trả hàng.
• Tra cứu lịch sử biến động (Nhập, Xuất, Tiêu hao, Điều chỉnh) và xem báo cáo hàng tồn.
• Kết xuất dữ liệu ra file Excel và in ấn báo cáo trực tiếp.

II. Truy cập màn hình Quản lý kho

 Bước 1: Mở menu chức năng

• Từ màn hình chính, nhìn vào thanh Sidebar (menu bên trái).
• Tìm và bấm chuột vào mục [Quản lý kho].

Bước 2: Nhận diện các menu con 

Khi bấm vào, hệ thống sẽ xổ ra danh sách các menu con bao gồm:

• Vật tư
• Lịch sử xuất
• Lịch sử nhập
• Lịch sử tiêu hao
• Lịch sử điều chỉnh
• Báo cáo hàng tồn

III. Quản lý Vật tư (Màn hình chính) 

Bước 1: Xem bảng danh sách vật tư

• Bấm chọn menu [Vật liệu tư].
• Màn hình sẽ hiển thị bảng danh sách bao gồm các cột: Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn giá, Đơn vị cung cấp, HSD, Số lượng, Thành tiền, Số lượng tối thiểu.
• Ngoài cùng bên trái của mỗi hàng sẽ có các Ô vuông (Checkbox) để tick chọn.

Bước 2: Tìm kiếm và Lọc dữ liệu

• Tìm kiếm nhanh: Tìm ô tìm kiếm nhanh ở góc trên, nhập mã hoặc tênvật tư cần tìm vào đó.
• Điều kiện lọc: chọn nút chọn điều kiện lọc, màn hình hiện ra các trường thông tin. Chọn các điều kiện cần thiết rồi bấm nút [Thêm điều kiện].
• Xóa lọc: Bấm vào biểu tượng [X] ở dưới thanh điều kiện để xóa bộ lọc.              

Bước 3: Thêm vật tư mới

• Tại góc trên bên phải, bấm nút [Thêm vật tư].
• Một thanh thông báo/biểu mẫu sẽ hiện ra. Điền các thông tin vật tư tiêu hao vào form.
• Ở dưới cùng, bấm nút [Lưu] để hoàn tất, hoặc nút [Quay lại] để đóng.

Bước 4: Xuất kho

• Ngay bên cạnh nút Thêm vật tư là nút [Xuất kho]. Chọn nút này.
• Bảng thông báo hiện ra yêu cầu điền thông tin xuất vật tư cho phòng ban.
• Ở dưới cùng, bấm nút [Lưu] để hoàn tất, hoặc nút [Quay lại] để đóng   Bước 5: Thao tác mở rộng với nút [...] Bên cạnh 2 nút Thêm và Xuất kho có biểu tượng dấu [...].Nhấn ra menu với các tính năng:

• Điều chỉnh kho: Hệ thống hiển thị bảng thông tin điều chỉnh. Bấm [Lưu] hoặc [Quay lại].

• Danh sách đề xuất: Chuyển sang màn hình có bảng gồm ngày đề xuất, nhân viên, phòng. Có nút [Quay lại].

• Thu hồi vật tư: Hiện trang thông báo thông tin thu hồi. Bấm [Lưu] hoặc [Quay lại].

• Nhập từ excel: Hiện thanh thông báo có 2 nút [Nhập dữ liệu] và [Tải mẫu excel]. Có nút [Đóng] ở góc phải.

• Danh sách trả hàng: Chuyển sang màn hình danh sách trả hàng. Có nút [Quay lại] ở góc dưới cùng bên phải.

Bước 6: Xem và chỉnh sửa thông tin chi tiết vật tư

• Bấm trực tiếp vào 1 Mã vật tư cụ thể trên bảng. Màn hình chuyển qua trang thông tin của mã đó.
• Nhập kho: Góc trên cùng bên phải có nút [Nhập kho]. Bấm vào, điền bảng thông tin nhập và bấm [Lưu] hoặc [Quay lại].
• Chỉnh sửa: Bên cạnh nút Nhập kho có biểu tượng Cây bút chì. Bấm vào để sửa thông tin, sửa xong kéo xuống góc phải bên dưới bấm nút [Lưu].
• Xóa: Ở góc dưới cùng bên trái có nút [Xóa]. Bấm vào, hệ thống hiện bảng xác nhận, bấm [Đồng ý] để xóa. IV. Quản lý Lịch sử và Báo cáo (Lưu ý: Tất cả các màn hình Lịch sử và Báo cáo dưới đây đều có tính năng Tìm kiếm nhanh (theo tên vật tư) và Điều kiện lọc (bấm [Thêm điều kiện] hoặc dấu [X] để xóa) giống như ở Bước 2 phần III).

Bước 1: Xem Lịch sử xuất

• Bấm chọn menu [Lịch sử xuất]. Bảng hiển thị: Ngày, Tên vật tư, Số lượng xuất, Đơn vị, Phòng xuất đến, Người xuất, Đơn giá, Tổng tiền.

Bước 2: Xem Lịch sử nhập:

• Bấm chọn menu [Lịch sử nhập]. Bảng hiển thị: Ngày, Tên vật tư, Số lượng nhập, Đơn vị cung cấp, Đơn giá, Tổng tiền.

Bước 3: Xem Lịch sử tiêu hao

• Bấm chọn menu [Lịch sử tiêu hao]. Bảng hiển thị: Ngày, Tên vật tư, Số lượng tiêu hao, Đơn vị, Phòng tiêu hao.

Bước 4: Xem Lịch sử điều chỉnh

• Bấm chọn menu [Lịch sử điều chỉnh]. Bảng hiển thị: Ngày, Tên vật tư, Số lượng điều chỉnh, Đơn vị, Người điều chỉnh, Lý do, Ghi chú.

Bước 5: Xem Báo cáo hàng tồn

• Bấm chọn menu [Báo cáo hàng tồn]. Bảng hiển thị: Ngày, Tên vật tư, Số lượng Đầu kỳ, Đơn vị, Số lượng tiêu thụ, Số lượng cuối kỳ, Phí.  

V. Tiện ích Xuất Excel và In ấn Hệ thống cho phép kết xuất dữ liệu ở tất cả các tab quản lý kho.

Bước 1: Chọn dữ liệu

• Tại các trang có bảng, tick vào các Ô vuông ở mã vật tư/tên vật tư mà bạn cần làm thao tác.

Bước 2: Xuất Excel

• Tại trang Vật liệu tư, Lịch sử tiêu hao, Lịch sử điều chỉnh: Sau khi tick chọn, bấm vào dấu [...] -> chọn [Xuất Excel].

• Tại trang Lịch sử xuất, Lịch sử nhập: Nút [Xuất Excel] nằm độc lập ở trên cùng bên phải. Chọn nút này.

• Một thanh thông báo xác nhận xuất Excel hiện ra. Bấm nút [Lưu] để tải file (hoặc [Quay lại]).

Bước 3: In ấn (Chỉ áp dụng ở Lịch sử nhập và Lịch sử xuất)

• Sau khi tick chọn ô vuông, chọn nút [In] (nằm ngay cạnh nút Xuất Excel).
• Một thông báo sẽ hiện ra, bấm nút [Print] để tiến hành in