9. SOP Quản lý nhân viên

HƯỚNG DẪN TÍNH NĂNG: QUẢN LÝ NHÂN VIÊN (EMPLOYEE MANAGEMENT)

Module "Quản lý nhân viên" là công cụ quản trị cấp cao dành riêng cho Ban Giám đốc và Quản trị viên hệ thống. Chức năng này giúp số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự, cấp tài khoản, phân quyền thao tác, cài đặt chiết khấu dịch vụ và quản lý trạng thái làm việc của từng cá nhân. (Lưu ý bảo mật: Tính năng này được phân quyền chặt chẽ. Chỉ tài khoản Admin và FWG(vai trò quản trị hệ thống) mới có quyền nhìn thấy và truy cập. Các vai trò khác như Bác sĩ, Lễ tân sẽ không thấy mục này hiển thị trên phần mềm).  

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các thao tác quản lý nhân sự.

1. Truy cập và Xem danh sách nhân viên Mục đích: Xem tổng quan dữ liệu hồ sơ nhân sự hiện có của phòng khám.

• Bước 1: Nhìn vào thanh Menu chính ở bên trái màn hình, tìm và chọn mục [Nhân viên].
• Bước 2: Màn hình "Danh sách nhân viên" lập tức hiện ra. Dữ liệu được tổ chức trực quan dưới dạng bảng với các cột thông tin hành chính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Số điện thoại, Ngày sinh, Vai trò, và Trạng thái (Hoạt động/Ngừng hoạt động).

2. Tìm kiếm và Lọc danh sách nhân viên Mục đích: Rút gọn danh sách để tìm kiếm nhân sự theo phòng ban hoặc chức vụ cụ thể một cách nhanh chóng.

• Bước 1: Nhìn lên góc trên cùng bên trái của màn hình danh sách, tìm khu vực Điều kiện lọc.
• Bước 2: Chọn tiêu chí cần lọc (Ví dụ chọn "Vai trò"), sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách các role. Bạn chọn chức vụ tương ứng (Bác sĩ, Lễ tân, Admin...).
• Bước 3: Bấm nút [Thêm điều kiện]. Hệ thống lập tức trả về danh sách nhân viên thỏa mãn điều kiện vừa chọn.
• Bước 4 (Xóa bộ lọc): Nếu muốn tắt bộ lọc và quay lại danh sách tổng, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng [Dấu X] nằm dưới thanh điều kiện lọc (trên thẻ tag vừa tạo).

3. Thêm mới nhân viên Mục đích: Khởi tạo hồ sơ và cấp tài khoản đăng nhập hệ thống cho nhân sự mới.

• Bước 1: Tại góc trên cùng bên phải màn hình danh sách, bấm chọn nút [Thêm nhân viên].
• Bước 2: Hệ thống mở biểu mẫu tạo mới. Bạn tiến hành khai báo đầy đủ các trường thông tin yêu cầu:

• Tên nhân viên
• Số điện thoại & Email
• Vai trò (Cực kỳ quan trọng để xác định quyền hạn của tài khoản)
• Ngày tháng năm sinh
• Danh sách phòng (Phân bổ phòng ban làm việc)

• Bước 3: Sau khi điền xong, bấm nút [Lưu] để hoàn tất việc khởi tạo nhân sự.

4. Xem chi tiết hồ sơ & Phân quyền hệ thống Mục đích: Kiểm tra thông tin cá nhân và kiểm tra chi tiết các quyền hạn thao tác trên phần mềm của nhân viên.

• Bước 1: Quay lại màn hình Danh sách nhân viên, click đúp chuột (nhấn 2 lần liên tiếp) vào tên/dòng dữ liệu của nhân viên cần xem.
• Bước 2: Màn hình Chi tiết nhân viên hiện ra. Nửa trên sẽ hiển thị các thông tin hành chính đã khai báo (Tên, SĐT, Email, Vai trò, Danh sách phòng...).
• Bước 3: Kéo xuống phía dưới, bạn sẽ thấy Bảng chức năng phân quyền. Hệ thống sẽ liệt kê chi tiết các quyền hạn, những thao tác nào nhân viên được phép dùng sẽ có đánh dấu tích [x] vào ô vuông.

5. Cài đặt chiết khấu theo dịch vụ Mục đích: Thiết lập mức tỷ lệ % hoa hồng mà Bác sĩ hoặc Kỹ thuật viên được hưởng khi thực hiện một dịch vụ cụ thể.

• Bước 1: Vẫn trong màn hình Chi tiết nhân viên, kéo tiếp xuống khu vực "Chiết khấu nhân viên theo dịch vụ". Bảng này thống kê tên dịch vụ và % chiết khấu hiện có.
• Bước 2: Bấm nút [Thêm dịch vụ]. Một bảng popup danh sách các dịch vụ của phòng khám sẽ bật lên.
• Bước 3: Tích chọn các dịch vụ muốn gán hoa hồng cho nhân viên này, nhập tỷ lệ % mong muốn.
• Bước 4: Bấm nút [Lưu] ở dưới cùng để ghi nhận, hoặc nút [Quay lại] để đóng bảng điều khiển.

6. Chỉnh sửa thông tin nhân viên Mục đích: Cập nhật lại dữ liệu khi nhân viên đổi số điện thoại, chuyển phòng khám hoặc được thăng cấp (đổi vai trò).

• Bước 1: Tại màn hình Chi tiết nhân viên, nhìn lên góc trên cùng bên phải và bấm vào biểu tượng [Cây bút chì] .

• Bước 2: Hệ thống mở khóa các trường thông tin. Tiến sửa chửa hoặc cập nhật lại thông tin để cập nhật dữ liệu mới cho nhân viên.
• Bước 3: Kéo xuống cuối trang, bấm vào nút [Lưu] (màu xanh) để hệ thống lưu lại các thay đổi vừa thao tác.

7. Quản lý trạng thái làm việc (Khóa/Xóa tài khoản) Mục đích: Tạm ngưng quyền truy cập phần mềm hoặc xóa hẳn hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc/chuyển công tác. (Lưu ý: Thao tác này thực hiện ở dưới cùng của màn hình Chi tiết nhân viên).

A) Khóa / Mở khóa tài khoản (Hủy kích hoạt):

• Áp dụng: Dùng khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản. Khóa tài khoản không cho đăng nhập nhưng vẫn giữ lại toàn bộ lịch sử thao tác của họ trên phần mềm để tra soát.
• Thao tác: Bấm nút [Hủy kích hoạt] ở góc dưới cùng bên phải. Hộp thoại xác nhận hiện ra -> Bấm [Đồng ý]. Nếu muốn mở lại tài khoản, thao tác tương tự và bấm nút [Kích hoạt].

B) Xóa hồ sơ nhân sự:

• Áp dụng: Chỉ nên dùng khi Admin tạo nhầm hồ sơ (sai tên, trùng lặp).
• Thao tác: Bấm nút [Xóa] nằm ở góc dưới cùng bên trái. Hộp thoại xác nhận hiện ra -> Bấm [Đồng ý] để loại bỏ hoàn toàn nhân sự này khỏi hệ thống.